Podatki za izračun osnove - dodatna pojasnila in omejitve

Podatki, ki se posredujejo na podlagi poizvedbe, štejejo za davčno tajnost po 15. členu Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2), zato je treba glede načina ravnanja s tovrstnimi podatki upoštevati določbo 30. člena ZDavP-2. V zvezi s tem izpostavljamo zlasti to, da se smejo posredovani podatki uporabiti samo za namene, za katere so bili dani in se ne smejo razkriti tretjim osebam, razen v zakonsko določenih primerih.

Razkrite podatke, ki so davčna tajnost, lahko prevzamete z uporabo gumba »Prenesi«, in sicer v formatu CSV ali XML.

Format CSV (comma-separated-values) prenesete, če boste sami sešteli podatke o zneskih in urah osnove in pri tem uporabili enega od urejevalnikov tabel (npr. Excel).

Format XML prenesete v primeru, da imate pripravljeno ustrezno programsko podporo za evidentiranje prenesenih podatkov za izračun osnove, v katero boste lahko uvozili xml-datoteko.

Razkriti podatki, ki so davčna tajnost, so pripravljeni glede na poizvedbo delodajalca ali pooblaščenca delodajalca, pri katerem je določena fizična oseba zaposlena, kakor tudi glede na obdobje osnove, za katero se zahtevajo podatki. To pomeni, da so v odgovoru na poizvedbo za posamezno fizično osebo (delavca) vsi podatki potrebni  za izračun osnove v zahtevanem obdobju.

Vsak odgovor na poizvedbo ima glavo, v kateri so vsebovani naslednji podatki:

• enolična številka poizvedbe – to je enolična številka poizvedbe, ki jo določi portal SPOT ob kreiranju poizvedbe in spremlja poizvedbo ves čas,
• davčna številka vlagatelja poizvedbe (delodajalca),
• davčna številka prejemnika dohodka (fizične osebe - delavca),
• datum priprave podatkov (DD.MM.LLLL) – to je datum, ko FURS posreduje odgovor na poizvedbo,
• datum veljavnosti podatkov (DD.MM.LLLL) – to je datum, do vključno katerega so vključene vse morebitne spremembe in dopolnitve podatkov,
• obdobje osnove (od DD.MM.LLLL do DD.MM.LLLL) – obdobje osnove je v primeru:
  • obračuna nadomestila plače v breme ZZZS celotno preteklo koledarsko leto (pred prvim dnevom zadržanosti). Če ni podatkov o osnovi v breme ZZZS iz preteklega leta, se zajamejo podatki o osnovah iz tekočega leta, in sicer od vključno 1.1. tekočega leta do vključno enega dne pred prvim dnevom zadržanosti.
  • obračuna nadomestila plače v breme delodajalca: bodisi pretekli mesec (za razloge zadržanosti 01-bolezen, 02-poškodba izven dela, 05-poškodba izven dela po tretji osebi), bodisi pretekli 3 meseci pred prvim dnevom zadržanosti (za razloga zadržanosti 03-poklicna bolezen in 04-poškodba pri delu).

Podatki so v odgovoru zagotovljeni v analitični obliki, zaporedno po mesecih iz zahtevanega obdobja. V primeru da podatkov za posamezen mesec znotraj zahtevanega obdobja osnove v bazah FURS ni, se v analitiko vključijo podatki iz naslednjega meseca.

Analitične podatke o zneskih ter analitične podatke o številu ur delodajalec pri izračunu zneska in ur osnove za obračun nadomestila sešteje. Slednje lahko stori neposredno v urejevalniku tabel (npr. v Excelu) z uporabo formule za seštevanje podatkov. Uporabnik mora biti pozoren, da zajame celotni stolpec s podatki, še posebej v primeru, ko je določena vmesna vrstica oz. polje v stolpcu prazno.

Podatki iz odgovora na poizvedbo se za isto obdobje osnove lahko spremenijo, če je zavezanec po že izdanem razkritju podatkov davčnemu organu predložil nove ali popravljene obračune davčnih odtegljajev oziroma prispevkov za socialno varnost.

Vsebina prenesenih podatkov je odvisna od tega, ali se podatki pridobivajo za izračun osnove za nadomestilo v breme ZZZS ali nadomestilo v breme delodajalca.

Podatki za potrebe obračuna nadomestila plače v breme ZZZS se zagotavljajo iz podatkov, ki so osnova za obračun prispevkov, in jih predlagatelji poročajo na:

• REK obrazcih (in sicer na REK-1, REK-1b, PNiPD, REK-1f do 31. 12. 2022 ter REK-O od 1. 1. 2023 za naslednje vrste dohodkov: 1001, 1002, 1004, 1151, 1091, 1095, 1098, 1080, 1082, 1083, 1086, 1087, 1092, 5550) ter
• obračunih prispevkov za socialno varnost (in sicer na OPSVZ za zavarovalne podlage 005, 019, 027, 119; na OPSVL za zavarovalne podlage 040, 120; na OPSVK za zavarovalne podlage 051, 052, 064; na OPSVP za zavarovalne podlage 020 in 021 ter na OPSVT za zavarovalne podlage 008, 113, 114, 115).

Celoten nabor podatkov, ki se zagotavlja iz REK-obrazcev in iz OPSV-obrazcev je razviden iz priponk v spletni povezavi: ZZZS - Višina nadomestila plače.

Pod preglednico na spletni strani, ki se nanaša na prejemke iz REKov, ki se štejejo v osnovo, je dodan pregled dodatkov, ki se ne vštevajo v osnovo. Ti dodatki so vključeni v znesku, ki se poroča kot »plača in nadomestilo«, zato jih mora delodajalec/izplačevalec nadomestila plače odšteti od prikazanih podatkov.

Strokovni delavci ZZZS bodo tako kot doslej šele v okviru obdelave refundacijskega zahtevka izvedli primerjavo uporabljene osnove oziroma ur osnove s prijavami v obvezna socialna zavarovanja in podrobnimi podatki o osnovah po izplačevalcih. Po obdelavi refundacijskega zahtevka vas bo ZZZS obvestil o morebitnem neskladju zajete osnove oziroma ur osnove.

Tudi podatki za potrebe obračuna nadomestila plače v breme delodajalca se zagotavljajo iz podatkov, ki so osnova za obračun prispevkov, in jih predlagatelji poročajo na REK-O obrazcih, in sicer za naslednje vrste dohodkov: 1001, 1095, 1098.

Celoten nabor podatkov, ki jih FURS pripravi na podlagi podatkov iz REK-O obrazcev, je naveden v tej datoteki.

Pri prikazu osnov v breme delodajalca je vedno navedeno obdobje osnove »iz tekočega leta«, čeprav gre v primeru prehoda med enim in drugim koledarskim letom dejansko za obdobje osnove iz preteklega koledarskega leta (en, dva ali trije meseci, iz katerih se zajema osnova, so namreč lahko v preteklem koledarskem letu).

Delodajalci lahko v skladu z novim sedmim odstavkom 19. člena ZDavP-2 (ki je na podlagi novele ZDavP-2, Uradni list, stopil v veljavo 1.7.2023), ob pripravi obračuna nadomestila plače za zaposlene delavce, za katere ne razpolagajo s podatki o osnovi za to nadomestilo, pridobijo podatke iz obračunov davčnih odtegljajev in obračunov prispevkov za socialno varnosti o osnovi za to nadomestilo in številu ur, na katere se ta osnova nanaša. Upravičenost do prejema teh podatkov delodajalec izkaže z izbiro izdanega elektronskega bolniškega lista (eBOL) na portalu SPOT. Če gre za obračun nadomestila v breme ZZZS na podlagi papirnega dokazila o zadržanosti od dela, podatkov ni možno pridobiti.

Storitev je namenjena delodajalcem, ki za zaposlenega ne razpolagajo z vsemi potrebnimi podatki za izračun osnove za nadomestilo:

• če gre za novega zaposlenega,
• če gre za delavca, ki sočasno v delovnem razmerju pri dveh ali več delodajalcih (do polnega delovnega časa in/ali dopolnilno delo nad polnim delovnim časom),
• če je delavec za del delovnega časa samostojni zavezanec,
• če je delavec imel v obdobju osnove še kakšne druge prejemke oziroma imel druge osnove za plačilo prispevkov, ki se štejejo v osnovo za nadomestilo v breme ZZZS.

Glede na to, da se je novela ZDavP-2 uveljavila 1.7.2023, je možno pridobiti preko portala SPOT podatke za potrebe izračuna:

• osnove v breme ZZZS: za mesec zadržanosti januar 2023 in nadaljnje mesece à torej osnova od vključno leta 2022 naprej
• osnove v breme delodajalca: za mesec zadržanosti junij 2023 in nadaljnje mesece à torej osnova od vključno meseca maja 2023 naprej (če gre za osnovo iz preteklega meseca za razloge 01, 02 in 05) oziroma od vključno meseca marca 2023 naprej (če gre za osnovo iz preteklih treh mesecev v primeru razlogov 03 in 04).

Sešteti podatki o zneskih ter številu ur praviloma predstavljajo osnovo za obračun nadomestila razen v primeru:

• Če je imel delavec v obdobju osnove dodatke, ki se v skladu z veljavnimi predpisi ne vštevajo v osnovo. V tem primeru je treba skupni znesek dodatkov odšteti od navedenega zneska osnove. To velja tako za primer obračuna nadomestila plače v breme ZZZS kot tudi v primeru obračuna nadomestila plače v breme delodajalca.
• Če ima delavec v primeru poizvedbe za pridobitev podatkov o osnovi v breme ZZZS za preteklo leto prikazan samo znesek osnove, brez ur osnove, se praviloma kot osnova za nadomestilo v breme ZZZS šteje osnova iz tekočega leta. Za dodatno pomoč in pojasnila v takih primerih pokličite vsebinsko podporo na ZZZS.
• Če gre za preverjanje osnove za nadomestilo v breme delodajalca in je imel delavec v obdobju osnove izplačana le nadomestila plače v breme prejšnjega delodajalca (npr. nadomestilo plače zaradi bolezni ali poškodbe do vključno 20 oz. 30 delovnih dni, obračun nadomestila za praznike, obračun nadomestila za letni dopust), novi delodajalec ne more uporabiti prikazanih podatkov FURS, ker le-ti predstavljajo podatek o obračunanem in izplačanem bruto nadomestilu. Delodajalec mora upoštevati določbe 7. odstavka člena ZDR in pridobiti podatke o osnovi za izračun nadomestila, ki ga je v obdobju osnove izplačal in obračunal prejšnji delodajalec.

V primeru, da v celotnem zahtevanem obdobju osnove za posamezno fizično osebo FURS ne razpolaga s podatki niti iz REK obrazcev niti iz OPSV, vrne odgovor, da za zahtevano obdobje osnove nima podatkov. Za obdobjem osnove (preteklega in/ali tekočega leta) se izpiše besedilo »NI PODATKOV«.

Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti vlaga v februarju 2024 popravke REK 1b za starševska nadomestila za izplačila v prvih šestih mesecih leta 2023. Dokler popravki niso vloženi, se v primeru osnove v breme ZZZS iz leta 2023 prikažejo prenizke ure za prvih šest izplačil starševskih nadomestil v letu 2023 (prvih 6 vrstic med podatki), in sicer namesto celomesečnih ur, se prikazuje 40 ur. V tem primeru, da je imel delavec izplačilo starševskega nadomestila za polni delovni čas, je do vložitve popravka REK 1b potrebno namesto 40 ur upoštevati dejanske mesečne ure, za katere je bilo izplačilo starševskega nadomestila.