Certifikat opreme in storitev
Ponudniki storitev zajema in hrambe dokumentarnega gradiva v digitalni obliki in ponudniki spremljevalnih storitev morajo za varstvo arhivskega gradiva v digitalni obliki uporabljati le pri državnem arhivu certificirano opremo in storitve.
Certifikacija je postopek, s katerim Arhiv Republike Slovenije prizna skladnost ponujene opreme ali storitev elektronske hrambe z veljavnimi predpisi. Certifikacija opreme oziroma storitev ponudnikom omogoča poslovanje z javnim sektorjem, hkrati pa njihovim uporabnikom zagotavlja večjo varnost pri uporabi opreme in storitev.
Storitve hrambe arhivskega gradiva v digitalni obliki in spremljevalne storitve v zvezi s storitvami hrambe arhivskega gradiva v digitalni obliki za javnopravne osebe in arhive lahko opravlja samo ponudnik s pri državnem arhivu certificirano storitvijo.
Državni arhiv s ponudnikom sklene pogodbo o izvajanju certifikacije, s katero uredi odnos med državnim arhivom in ponudnikom v skladu s splošnimi pogoji za izvajanje certifikacije, ki jih določi državni arhiv.
Državni arhiv v postopku certifikacije preveri skladnost opreme in storitev zajema, hrambe in spremljevalnih storitev z zakonskimi zahtevami ter v primeru, da to skladnost ugotovi, certificira ponudnikovo opremo ali storitev in jo vpiše v register certificirane opreme in storitev.
Zahtevo lahko oddajo le ponudniki, ki so že vpisani v register ponudnikov opreme in storitev.
Zahteva za certifikacijo strojne in programske opreme, storitev zajema in hrambe v gradiva v elektronski in spremljevalnih storitev se vloži pri Arhivu Republike Slovenije na predpisanem obrazcu zahteve za certifikacijo opreme in storitev za digitalno hrambo osebno, po pošti ali elektronsko prek spletne aplikacije.
V zahtevi mora ponudnik predložiti naslednje podatke:
- naziv ali osebno ime vlagatelja zahteve,
- sedež oziroma naslov stalnega prebivališča vlagatelja,
- matično številko,
- poštni naslov,
- elektronski naslov,
- spletni naslov (če obstaja),
- telefonsko številko,
- telefaks,
- podatke o vrsti opreme ali storitev,
- naziv storitve/opreme kot je vpisan v register ponudnikov opreme in storitev,
- opis opreme ali storitve,
- izpolnjeno zadnjo različico Enotne tehnološke zahteve ver. 2.1 za preverjanje skladnosti opreme ali storitev z zakonskimi predpisi, ki je objavljena na spletni strani Arhiva RS.
Višine nadomestila za certifikacijo so naslednje:
a) Nadomestilo za certifikacijo je strošek Arhiva Republike
Slovenije za vodenje postopka certificiranja in je različno glede na vrsto
opreme oziroma storitev:
- certifikacija posamezne serije ali enote strojne opreme: 300 evrov;
- certifikacija infrastrukturne programske opreme: 500 evrov;
- certifikacija aplikativne programske opreme, ki zagotavlja samo določeno funkcionalnost varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki: 500 evrov;
- certifikacija aplikativne programske opreme, ki zagotavlja celovit sklop funkcionalnosti varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki: 2.000 evrov;
- certifikacija storitve za zajem in hrambe: 2.000 evrov;
- certifikacija spremljevalne storitve: 500 evrov.
b) Stroški postopka so stroški, ki nastanejo Arhivu Republike Slovenije ali njegovemu pooblaščenemu zunanjemu svetovalcu med postopkom ali zaradi postopka certifikacije, in gredo v breme ponudnika. Stroški postopka se izračunajo pri vsakem postopku certifikacije posebej. Opredelijo se v pogodbi, ki se za namen certifikacijskega postopka sklene med Arhivom Republike Slovenije ali njegovim pooblaščenim zunanjim svetovalcem med postopkom ali zaradi postopka certifikacije, in gredo v breme ponudnika.
Kot prilogo vlogi je treba v elektronski obliki priložiti vso dokumentacijo, na katero se v vlogi sklicuje.
Posamezni dokumenti, ki se prilagajo, naj vsebujejo tudi podatke o datumu odobritve, odobritelju in verziji. V polju sklic ob navedbi dokumenta je treba podrobneje opredeliti, kje v dokumentu se nahaja besedilo, za katerega velja, da predstavlja ustrezen odgovor na izbrano zahtevo. Navedba naj bo vsaj na stran natančna, pri tem pa se lahko navede poglavje, številka člena oziroma stran.
Postopki
-
Certifikat opreme in storitev
Osebno
Zahtevo lahko oddajo le ponudniki, ki so že vpisani v register ponudnikov opreme in storitev.
Zahteva za certifikacijo strojne in programske opreme, storitev zajema in hrambe v gradiva v elektronski in spremljevalnih storitev se vloži pri Arhivu Republike Slovenije na predpisanem obrazcu zahteve za certifikacijo opreme in storitev za digitalno hrambo osebno, po pošti ali elektronsko prek spletne aplikacije.
V zahtevi mora ponudnik predložiti naslednje podatke:
- naziv ali osebno ime vlagatelja zahteve,
- sedež oziroma naslov stalnega prebivališča vlagatelja,
- matično številko,
- poštni naslov,
- elektronski naslov,
- spletni naslov (če obstaja),
- telefonsko številko,
- telefaks,
- podatke o vrsti opreme ali storitev,
- naziv storitve/opreme kot je vpisan v register ponudnikov opreme in storitev,
- opis opreme ali storitve,
- izpolnjeno zadnjo različico Enotne tehnološke zahteve ver. 2.1 za preverjanje skladnosti opreme ali storitev z zakonskimi predpisi, ki je objavljena na spletni strani Arhiva RS.
Kot prilogo vlogi je treba v elektronski obliki priložiti vso dokumentacijo, na katero se v vlogi sklicuje.
Posamezni dokumenti, ki se prilagajo, naj vsebujejo tudi podatke o datumu odobritve, odobritelju in verziji. V polju sklic ob navedbi dokumenta je treba podrobneje opredeliti, kje v dokumentu se nahaja besedilo, za katerega velja, da predstavlja ustrezen odgovor na izbrano zahtevo. Navedba naj bo vsaj na stran natančna, pri tem pa se lahko navede poglavje, številka člena oziroma stran.
Priloge
Stroški postopka
Višine nadomestila za certifikacijo so naslednje:
a) Nadomestilo za certifikacijo je strošek Arhiva Republike Slovenije za vodenje postopka certificiranja in je različno glede na vrsto opreme oziroma storitev:
- certifikacija posamezne serije ali enote strojne opreme: 300 evrov;
- certifikacija infrastrukturne programske opreme: 500 evrov;
- certifikacija aplikativne programske opreme, ki zagotavlja samo določeno funkcionalnost varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki: 500 evrov;
- certifikacija aplikativne programske opreme, ki zagotavlja celovit sklop funkcionalnosti varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki: 2.000 evrov;
- certifikacija storitve za zajem in hrambe: 2.000 evrov;
- certifikacija spremljevalne storitve: 500 evrov.
b) Stroški postopka so stroški, ki nastanejo Arhivu Republike Slovenije ali njegovemu pooblaščenemu zunanjemu svetovalcu med postopkom ali zaradi postopka certifikacije, in gredo v breme ponudnika. Stroški postopka se izračunajo pri vsakem postopku certifikacije posebej. Opredelijo se v pogodbi, ki se za namen certifikacijskega postopka sklene med Arhivom Republike Slovenije ali njegovim pooblaščenim zunanjim svetovalcem med postopkom ali zaradi postopka certifikacije, in gredo v breme ponudnika.
Termin obnove
Certifikacijo se pridobi za obdobje enega leta in je ni mogoče pridobiti za nedoločen čas. Ponudnik lahko poda zahtevo za obnovo certifikacije tri mesece pred iztekom roka pogodbe. Ponudnik zahtevo vloži pri Arhivu RS osebno, po pošti ali elektronsko.
Na podlagi ponudnikovega podpisa pogodbe o izvajanju certifikacije Arhiv Republike Slovenije v skladu s pogodbo in splošnimi pogoji za izvajanje certifikacije prvič preveri in potem redno najmanj enkrat letno preverja izpolnjevanje zahtev, določenih s predpisi s področja arhivske dejavnosti, in upoštevanje pravil stroke.
V primeru izpolnjevanja vseh pogojev se ponudniku za opremo oziroma storitve, ki jih ponuja, podeli certifikacijo oziroma se jo podaljša in to dejstvo vpiše v register certificirane opreme in storitev.
Nadomestilo za podaljšanje certifikacije, ki v vmesnem času ni prenehala veljati, znaša polovico nadomestila za prvo certifikacijo oziroma četrtino nadomestila za prvo certifikacijo, če se podaljšanje certifikacije strojne ali programske opreme opravi zgolj na podlagi izjave ponudnika.
V primeru podaljšanja certifikacije strojne opreme je treba priložiti izjavo, da se strojna oprema od podelitve zadnje certifikacije ni spremenila in da so izpolnjene vse zahteve, na podlagi katerih je bila certifikacija podeljena.
V primeru podaljšanja certifikacije programske opreme je treba priložiti samoocenitev po Enotnih tehnoloških zahtevah 2.1. III. del, poglavje 3, certifikacijo programske opreme in seznam z opisom vseh izvedenih sprememb programske opreme od časa podelitve certifikacije.
V primeru podaljšanja certifikacije za storitev zajema in e-hrambe oziroma spremljevalne storitve je treba priložiti samoocenitev po Enotnih tehnoloških zahtevah 2.1 II. del in zadnjo veljavno verzijo dokumentov notranjih pravil s seznamom in opisom vseh sprememb.