Vodenje poslovnih knjig

Za opravljeno dobavo blaga ali storitev morate izdati račun. Obveznost izdaje računa in sestavine računa obravnava Zakon o davku na dodano vrednost, Zakon o davčnem potrjevanju računov, ki se uporablja od 2. 1. 2016, in Slovenski računovodski standardi. Račun se lahko izda v papirni ali elektronski obliki.

Če je račun plačan z gotovino, s plačilnimi/kreditnimi karticami ali drugim načinom plačila, ki ni neposredno plačilo računa na vaš transakcijski račun, ga morate od 2. januarja 2016 dalje davčno potrditi (uporabljati davčne blagajne). Gre za sistem, v katerem so blagajne zavezancev preko  spleta  povezane s centralnim informacijskim sistemom Finančne uprave RS. Če račun izdate iz vezane knjige računov, ga morate davčno potrditi naknadno. Več+

Hramba računov

Če poslujete v Sloveniji, morate kot davčni zavezanec po Zakonu o davku na dodano vrednost kopije izdanih računov in prejete račune hraniti 10 let, račune v zvezi z nepremičninami pa 20 let, po poteku leta, na katerega se nanašajo.

Obveznost velja tudi, če vaše podjetje preneha delovati v določenem roku.

Če se odločite kopije računov, ki ste jih izdajali ali prejemali v Sloveniji, hraniti zunaj ozemlja Slovenije, morate predhodno o tem obvestiti davčni organ. 

Kaj mora vsebovati vaš račun, če ste davčni zavezanec, identificiran za namene DDV?

Račun, ki ga izdate drugemu davčnemu zavezancu ali pravni osebi, ki ni davčni zavezanec, mora imeti naslednje podatke:

1. datum izdaje računa,
2. zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa,
3. identifikacijsko številko za DDV, pod katero je davčni zavezanec dobavil blago ali storitev,
4. identifikacijsko številko za DDV kupca oz. naročnika, pod katero je kupec ali naročnik prejel dobavo blaga ali storitev, za katero je dolžan plačati DDV, ali je prejel dobavo v skladu s 46. členom ZDDV-1,
5. naziv in sedež davčnega zavezanca in njegovega kupca ali naročnika,
6. količino in vrsto dobavljenega blaga oz. obseg in vrsto opravljenih storitev;
7. datum, ko je bila opravljena dobava blaga, ali datum, ko je bila storitev opravljena oz. končana, ali datum, ko je bilo opravljeno predplačilo, če se ta datum lahko določi in je različen od datuma izdaje računa,
8. davčno osnovo, od katere se obračuna DDV po posamezni stopnji oz. na katero se nanaša oprostitev, ceno na enoto brez DDV ter kakršna koli znižanja cen in popuste, ki niso vključeni v ceno na enoto,
9. stopnjo DDV,
10. znesek DDV, razen v primerih, kjer se uporablja posebna ureditev, za katero ZDDV-1 izključuje ta podatek,
11. v primeru izdaje računa s strani kupca blaga ali naročnika storitev v imenu in za račun davčnega zavezanca navedbo »Samofakturiranje«,
12. v primeru oprostitve DDV veljavno določbo Direktive Sveta 2006/112/ES ali ustrezni člen tega zakona ali drugo sklicevanje, ki kaže na to, da je dobava blaga ali storitev oproščena DDV,
13. v primeru, če je plačnik DDV kupec blaga ali naročnik storitve, navedbo »Obrnjena davčna obveznost«,
14. v primeru dobave novega prevoznega sredstva, opravljene v skladu s pogoji iz 1. in 2. točke 46. člena ZDDV-1, značilnosti, kot so opredeljene v tretjem odstavku 3. člena ZDDV-1,
15. v primeru uporabe posebne ureditve za potovalne agencije navedbo »Posebna ureditev – Potovalne agencije«,
16. v primeru uporabe ene od posebnih ureditev za rabljeno blago, umetniške predmete, zbirke in starine navedbo »Posebna ureditev – rabljeno blago«, »Posebna ureditev – umetniški predmeti« ali »Posebna ureditev – zbirke in starine«,
17. če je oseba, ki je dolžna plačati DDV, davčni zastopnik za namene drugega odstavka 76. člena ZDDV-1, identifikacijsko številko za DDV davčnega zastopnika, skupaj z njegovim nazivom in sedežem.

Posebnosti glede podatkov, ki jih mora vsebovati račun:

• Če zaračunavate gradbene storitve ali račun izdajate za oddajanje v najem oziroma za stroške obratovanja, vzdrževanja in upravljanja stanovanjskih in poslovnih prostorov, morate na računu posebej navesti nepremičnino, na katero se nanaša račun.
• Če izdate račun za opravljene storitve, pri katerih ni mogoče izraziti količine v merskih enotah, na računu opišete storitev tako, da je razvidno, za kakšno storitev gre oziroma kakšen obseg storitve je bil opravljen ali na katero obdobje se zaračunane storitve nanašajo.
• Račun, ki ga izdate za prejeto predplačilo, mora vsebovati podatke o količini in vrsti blaga oziroma opis in obseg storitev, ki jih boste dobavili za prejeto predplačilo.
• Če z enim samim računom zaračunavate dobave, ki jih opravite v skladu s 76.a členom ZDDV-1, in dobave, od katerih morate sami obračunati in plačati DDV, morate na računu te dobave izkazati ločeno. Ta račun mora poleg obveznih podatkov vsebovati tudi podatke o davčni osnovi po posamezni davčni stopnji in znesek DDV, dolgovan na podlagi obrnjene davčne obveznosti, ki ni vključen v skupni znesek obračunanega DDV. Enake podatke mora vsebovati račun za predplačilo.
• Če se račun nanaša na več vrst blaga oziroma storitev, se lahko vrednosti brez DDV, ki se nanašajo na blago oziroma storitve, ki so obdavčene z enako stopnjo DDV, seštejejo, od seštevka pa se obračuna DDV po predpisani davčni stopnji.
• Znesek DDV na računu mora biti izkazan v evrih in centih.
• Če dobavite novo prevozno sredstvo, morate pod vrsto dobavljenega blaga navesti znamko novega prevoznega sredstva, tip in model novega prevoznega sredstva, številko šasije kopenskega motornega vozila ali številko trupa plovila ali številko ogrodja zrakoplova, prostornino in moč motorja pri kopenskih motornih vozilih ali dolžino plovila ali vzletno težo zrakoplova ter število prevoženih kilometrov pri kopenskem motornem vozilu ali število preplutih ur pri plovilu ali število preletenih ur pri zrakoplovu na dan izdaje računa.

Račun, ki ga izdate osebi, ki ni davčni zavezanec, mora imeti naslednje podatke:

1. datum izdaje računa,
2. zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa,
3. ime in naslov davčnega zavezanca in identifikacijsko številko za DDV, pod katero je opravil dobavo blaga ali storitev,
4. količino in vrsto dobavljenega blaga oziroma obseg in vrsto opravljenih storitev,
5. znesek DDV, ki se plača, ali informacije, ki so potrebne za njegov izračun,
6. jasno in nedvoumno navedbo o prvotnem računu in konkretnih podrobnosti, ki so spremenjene, če je račun dokument iz devetega odstavka 81. člena tega zakona.

To je poenostavljeni račun, ki ga lahko izdate tudi davčnemu zavezancu ali pravni osebi, ki ni davčni zavezanec, če:

• znesek na računu, brez DDV, ni višji od 100 evrov;
• izdate dokument oziroma sporočilo, ki spreminja prvoten račun in se nanj nedvoumno nanaša.

Posebnosti glede podatkov, ki jih mora vsebovati račun:

• Če opravljate dobavo blaga oziroma storitev po različnih davčnih stopnjah, morate znesek DDV na poenostavljenem računu izkazati ločeno po davčnih stopnjah.
• Podatek o količini in vrsti dobavljenega blaga oziroma o obsegu in vrsti opravljenih storitev lahko zagotovite tako, da navedete opis skupine blaga oziroma storitev na način, ki omogoča kupcu blaga oziroma storitev, da preveri pravilnost zaračunanega zneska glede na količino in vrsto dobavljenega blaga oziroma vrsto opravljenih storitev.
• Če izdate poenostavljeni račun drugemu davčnemu zavezancu, ki takšen račun potrebuje za uveljavljanje odbitka DDV, morate na računu navesti še ime in naslov svojega kupca ali naročnika.
• Prejemnik blaga oziroma storitev, ki ni zavezanec za DDV, lahko zahteva, da mu davčni zavezanec izda račun v skladu z 82. členom tega zakona (in ne poenostavljen račun), če prejemnik potrebuje takšen račun zaradi uveljavljanja ugodnosti v skladu s tem zakonom (npr. po 54. členu tega zakona).
• V primeru oprostitve DDV je treba navesti veljavno določbo Direktive Sveta 2006/112/ES ali ustrezni člen ZDDV-1 ali drugo sklicevanje, ki kaže na to, da je dobava oproščena DDV.
• Če ste v skladu s 76.a členom zakona kupec blaga ali naročnik storitve, je treba na računu navesti klavzulo "Obrnjena davčna obveznost".

Poenostavljeni račun se ne sme izdati za dobave blaga ali storitev, ki jih davčni zavezanec opravi v drugo državo članico, v kateri je treba plačati DDV, in je oseba, kateri je bila opravljena dobava, dolžna plačati DDV.

Kaj mora vsebovati vaš račun, če niste davčni zavezanec, identificiran za namene DDV?

Če niste DDV zavezanec, potem na računu navedete najmanj naslednje podatke:

• datum izdaje;
• zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa;
• svojo firmo oziroma ime in sedež oziroma stalno prebivališče;
• prodajno ceno blaga oziroma storitve (brez DDV);
• skupno vrednost prodanega blaga oziroma opravljene storitve (brez DDV).

Če izdate račun drugem davčnemu zavezancu, morate na računu navesti tudi podatek o količini in vrsti dobavljenega blaga oziroma obsegu in vrsti opravljenih storitev. 

Pri izdaji računa se smiselno upoštevajo tudi posebnosti glede podatkov, ki jih mora vsebovati račun in so navedene zgoraj.

Priporočljiva je tudi navedba:

• DDV ni obračunan na podlagi 1. odstavka 94. člena Zakona o davku na dodano vrednost (nismo zavezanci za DDV)

ali

• DDV ni obračunan na podlagi Zakona o davku na dodano vrednost (nismo zavezanci za DDV).

Če je račun plačan z gotovino, s plačilnimi/kreditnimi karticami ali drugim načinom plačila, ki ni neposredno plačilo računa na vaš transakcijski račun, ga morate davčno potrditi (uporabljati davčne blagajne). Gre za sistem, v katerem so blagajne zavezancev preko spleta povezane s centralnim informacijskim sistemom Finančne uprave RS. Če račun izdate iz vezane knjige računov, ga morate davčno potrditi naknadno, do desetega dne v mesecu, ki sledi mesecu, v katerem je račun izdan.  

Zavezanec za izvajanje postopka davčnega potrjevanja računov je oseba, ki kumulativno izpolnjuje naslednje pogoje:

• je dolžna voditi poslovne knjige in evidence,
• mora izdati račun za dobavo blaga ali storitev (po ZDDV-1),
• dobavljeno blago ali storitev je delno ali v celoti plačano z gotovino.

Pred začetkom izdajanja računov mora zavezanec sprejeti interni akt. Gre za interni dokument, ki vsebuje osnovne informacije, ki jih potrebujete za izdajo računov. V njem predpišete pravila za dodeljevanje zaporednih številk računov, popišete svoje poslovne prostore in jim dodelite oznako. Interni akti se ne pošiljajo na FURS. Pregledujejo se v primeru nadzora.

Davčnemu organu je potrebno sporočiti podatke za vsak posamezen poslovni prostor in podatke podpisati z namenskim digitalnim potrdilom.

V kolikor ima zavezanec tako nepremični kot premični poslovni prostor, lahko registrira oba poslovna prostora in izdaja račune v nepremičnem poslovnem prostoru ter jim dodeljuje številke v okviru nepremičnega poslovnega prostora. Ko izdaja račune na terenu, pa dodeljuje računom številke v okviru premičnega poslovnega prostora.

Če zavezanec izdaja račune v premičnem in nepremičnem poslovnem prostoru, vendar en prostor prevladuje, lahko registrira zgolj en poslovni prostor, računom dodeljuje številke v okviru tega poslovnega prostora, v internem aktu pa mora imeti navedeno, da občasno izdaja račune tudi v drugem poslovnem prostoru in pri tem uporablja isto mobilno elektronsko napravo.

Davčno lahko potrjujete račune na dva načina: preko uporabe elektronske naprave v obliki davčne blagajne ali z uporabo vezane knjige računov. Slednja je bolj priporočljiva v primeru majhne izdaje mesečnih računov.

Zavezanec torej izdaja račune z uporabo ustreznega računalniškega programa oziroma elektronske naprave za izdajo računov, ki omogoča elektronsko podpisovanje podatkov o računu in elektronsko povezavo za izmenjavo podatkov z davčnim organom.

Za postopek potrjevanja računov preko elektronske naprave je potrebno uporabljati namensko digitalno potrdilo, ki ga Ministrstvo za javno upravo, izda brezplačno. Vloga za izdajo namenskega digitalnega potrdila se vloži preko portala eDavki (Zahtevek za pridobitev ali preklic namenskega digitalnega potrdila).

Zavezanec mora v poslovnem prostoru na vsaki elektronski napravi za izdajo računov ali drugem kupcu vidnem mestu objaviti obvestilo o obveznosti izdaje računa in izročitve računa kupcu ter obveznosti kupca, da prevzame in zadrži izdani račun.

Zavezanec lahko izdaja račune tudi zgolj z uporabo vezane knjige računov. V tem primeru ne sme v istem poslovnem prostoru uporabljati elektronske naprave za izdajo računov.  Vezano knjigo zavezanci pridobijo v prosti prodaji. Pred prvo uporabo jo morajo potrditi pri Finančni upravi RS preko portala eDavki.

Račun, ki ga zavezanec izda kupcu, mora (poleg podatkov, ki so določeni s predpisi, ki urejajo davek na dodano vrednost in davčni postopek), vsebovati še:

• čas izdaje računa (uro in minute),
• oznako fizične osebe, ki izda račun z uporabo elektronske naprave za izdajo računov,
• enkratno identifikacijsko oznako računa (EOR),
• zaščitno oznako izdajatelja računa (ZOI).

Številka računa mora biti sestavljena iz treh delov:

• oznake poslovnega prostora zavezanca;
• oznake elektronske naprave za izdajo računov in
• zaporedne številke računa.