Izdajanje in hramba računov

Za opravljeno dobavo blaga ali storitev morate izdati račun. Obveznost izdaje računa in sestavine računa obravnava Zakon o davku na dodano vrednost, Zakon o davčnem potrjevanju računov, ki se uporablja od 2. 1. 2016, in Slovenski računovodski standardi. Račun se lahko izda v papirni ali elektronski obliki.

Če je račun plačan z gotovino, s plačilnimi/kreditnimi karticami ali drugim načinom plačila, ki ni neposredno plačilo računa na vaš transakcijski račun, ga morate od 2. januarja 2016 dalje davčno potrditi (uporabljati davčne blagajne). Gre za sistem, v katerem so blagajne zavezancev preko  spleta  povezane s centralnim informacijskim sistemom Finančne uprave RS. Če račun izdate iz vezane knjige računov, ga morate davčno potrditi naknadno. Več+

Hramba računov

Če poslujete v Sloveniji, morate kot davčni zavezanec po Zakonu o davku na dodano vrednost kopije izdanih računov in prejete račune hraniti 10 let, račune v zvezi z nepremičninami pa 20 let, po poteku leta, na katerega se nanašajo.

Obveznost velja tudi, če vaše podjetje preneha delovati v določenem roku.

Če se odločite kopije računov, ki ste jih izdajali ali prejemali v Sloveniji, hraniti zunaj ozemlja Slovenije, morate predhodno o tem obvestiti davčni organ. 

Kaj mora vsebovati vaš račun, če ste davčni zavezanec, identificiran za namene DDV?

Račun, ki ga izdate drugemu davčnemu zavezancu ali pravni osebi, ki ni davčni zavezanec, mora imeti naslednje podatke:

  1. datum izdaje računa,
  2. zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa,
  3. identifikacijsko številko za DDV, pod katero je davčni zavezanec dobavil blago ali storitev,
  4. identifikacijsko številko za DDV kupca oz. naročnika, pod katero je kupec ali naročnik prejel dobavo blaga ali storitev, za katero je dolžan plačati DDV, ali je prejel dobavo v skladu s 46. členom ZDDV-1,
  5. ime in naslov davčnega zavezanca in njegovega kupca ali naročnika,
  6. količino in vrsto dobavljenega blaga oz. obseg in vrsto opravljenih storitev;
  7. datum, ko je bila opravljena dobava blaga, ali datum, ko je bila storitev opravljena oz. končana, ali datum, ko je bilo opravljeno predplačilo, če se ta datum lahko določi in je različen od datuma izdaje računa,
  8. davčno osnovo, od katere se obračuna DDV po posamezni stopnji oz. na katero se nanaša oprostitev, ceno na enoto brez DDV ter kakršna koli znižanja cen in popuste, ki niso vključeni v ceno na enoto,
  9. stopnjo DDV,
  10. znesek DDV, razen v primerih, kjer se uporablja posebna ureditev, za katero ZDDV-1 izključuje ta podatek,
  11. v primeru izdaje računa s strani kupca blaga ali naročnika storitev v imenu in za račun davčnega zavezanca navedbo »Samofakturiranje«,
  12. v primeru oprostitve DDV veljavno določbo Direktive Sveta 2006/112/ES ali ustrezni člen tega zakona ali drugo sklicevanje, ki kaže na to, da je dobava blaga ali storitev oproščena DDV,
  13. v primeru, če je plačnik DDV kupec blaga ali naročnik storitve, navedbo »Obrnjena davčna obveznost«,
  14. v primeru dobave novega prevoznega sredstva, opravljene v skladu s pogoji iz 1. in 2. točke 46. člena ZDDV-1, značilnosti, kot so opredeljene v tretjem odstavku 3. člena ZDDV-1,
  15. v primeru uporabe posebne ureditve za potovalne agencije navedbo »Posebna ureditev – Potovalne agencije«,
  16. v primeru uporabe ene od posebnih ureditev za rabljeno blago, umetniške predmete, zbirke in starine navedbo »Posebna ureditev – rabljeno blago«, »Posebna ureditev – umetniški predmeti« ali »Posebna ureditev – zbirke in starine«,
  17. če je oseba, ki je dolžna plačati DDV, davčni zastopnik za namene drugega odstavka 76. člena ZDDV-1, identifikacijsko številko za DDV davčnega zastopnika, skupaj z njegovim imenom in naslovom.

Posebnosti glede podatkov, ki jih mora vsebovati račun:

  • Če zaračunavate gradbene storitve ali račun izdajate za oddajanje v najem oziroma za stroške obratovanja, vzdrževanja in upravljanja stanovanjskih in poslovnih prostorov, morate na računu posebej navesti nepremičnino, na katero se nanaša račun.
  • Če izdate račun za opravljene storitve, pri katerih ni mogoče izraziti količine v merskih enotah, na računu opišete storitev tako, da je razvidno, za kakšno storitev gre oziroma kakšen obseg storitve je bil opravljen ali na katero obdobje se zaračunane storitve nanašajo.
  • Račun, ki ga izdate za prejeto predplačilo, mora vsebovati podatke o količini in vrsti blaga oziroma opis in obseg storitev, ki jih boste dobavili za prejeto predplačilo.
  • Če z enim samim računom zaračunavate dobave, ki jih opravite v skladu s 76.a členom ZDDV-1, in dobave, od katerih morate sami obračunati in plačati DDV, morate na računu te dobave izkazati ločeno. Ta račun mora poleg obveznih podatkov vsebovati tudi podatke o davčni osnovi po posamezni davčni stopnji in znesek DDV, dolgovan na podlagi obrnjene davčne obveznosti, ki ni vključen v skupni znesek obračunanega DDV. Enake podatke mora vsebovati račun za predplačilo.
  • Če se račun nanaša na več vrst blaga oziroma storitev, se lahko vrednosti brez DDV, ki se nanašajo na blago oziroma storitve, ki so obdavčene z enako stopnjo DDV, seštejejo, od seštevka pa se obračuna DDV po predpisani davčni stopnji.
  • Znesek DDV na računu mora biti izkazan v evrih in centih.
  • Če dobavite novo prevozno sredstvo, morate pod vrsto dobavljenega blaga navesti znamko novega prevoznega sredstva, tip in model novega prevoznega sredstva, številko šasije kopenskega motornega vozila ali številko trupa plovila ali številko ogrodja zrakoplova, prostornino in moč motorja pri kopenskih motornih vozilih ali dolžino plovila ali vzletno težo zrakoplova ter število prevoženih kilometrov pri kopenskem motornem vozilu ali število preplutih ur pri plovilu ali število preletenih ur pri zrakoplovu na dan izdaje računa.

Račun, ki ga izdate osebi, ki ni davčni zavezanec, mora imeti naslednje podatke:

  1. datum izdaje računa,
  2. zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa,
  3. ime in naslov davčnega zavezanca in identifikacijsko številko za DDV, pod katero je opravil dobavo blaga ali storitev,
  4. količino in vrsto dobavljenega blaga oziroma obseg in vrsto opravljenih storitev,
  5. znesek DDV, ki se plača, ali informacije, ki so potrebne za njegov izračun,
  6. jasno in nedvoumno navedbo o prvotnem računu in konkretnih podrobnosti, ki so spremenjene, če je račun dokument iz devetega odstavka 81. člena tega zakona.

To je poenostavljeni račun, ki ga lahko izdate tudi davčnemu zavezancu ali pravni osebi, ki ni davčni zavezanec, če:

  • znesek na računu, brez DDV, ni višji od 100 evrov;
  • izdate dokument oziroma sporočilo, ki spreminja prvoten račun in se nanj nedvoumno nanaša.

Posebnosti glede podatkov, ki jih mora vsebovati račun:

  • Če opravljate dobavo blaga oziroma storitev po različnih davčnih stopnjah, morate znesek DDV na poenostavljenem računu izkazati ločeno po davčnih stopnjah.
  • Podatek o količini in vrsti dobavljenega blaga oziroma o obsegu in vrsti opravljenih storitev lahko zagotovite tako, da navedete opis skupine blaga oziroma storitev na način, ki omogoča kupcu blaga oziroma storitev, da preveri pravilnost zaračunanega zneska glede na količino in vrsto dobavljenega blaga oziroma vrsto opravljenih storitev.
  • Če izdate poenostavljeni račun drugemu davčnemu zavezancu, ki takšen račun potrebuje za uveljavljanje odbitka DDV, morate na računu navesti še ime in naslov svojega kupca ali naročnika.
  • Prejemnik blaga oziroma storitev, ki ni zavezanec za DDV, lahko zahteva, da mu davčni zavezanec izda račun v skladu z 82. členom tega zakona (in ne poenostavljen račun), če prejemnik potrebuje takšen račun zaradi uveljavljanja ugodnosti v skladu s tem zakonom (npr. po 54. členu tega zakona).
  • V primeru oprostitve DDV je treba navesti veljavno določbo Direktive Sveta 2006/112/ES ali ustrezni člen ZDDV-1 ali drugo sklicevanje, ki kaže na to, da je dobava oproščena DDV.
  • Če ste v skladu s 76.a členom zakona kupec blaga ali naročnik storitve, je treba na računu navesti klavzulo "Obrnjena davčna obveznost".

Poenostavljeni račun se ne sme izdati za dobave blaga ali storitev, ki jih davčni zavezanec opravi v drugo državo članico, v kateri je treba plačati DDV, in je oseba, kateri je bila opravljena dobava, dolžna plačati DDV.

Kaj mora vsebovati vaš račun, če niste davčni zavezanec, identificiran za namene DDV?

Če niste DDV zavezanec, potem na računa navedete najmanj naslednje podatke:

  • datum izdaje;
  • zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa;
  • svojo firmo oziroma ime in sedež oziroma stalno prebivališče;
  • prodajno ceno blaga oziroma storitve (brez DDV);
  • skupno vrednost prodanega blaga oziroma opravljene storitve (brez DDV).

Če izdate račun drugem davčnemu zavezancu, morate na računu navesti tudi podatek o količini in vrsti dobavljenega blaga oziroma obsegu in vrsti opravljenih storitev. 

Pri izdaji računa se smiselno upoštevajo tudi posebnosti glede podatkov, ki jih mora vsebovati račun in so navedene zgoraj.

Priporočljiva je tudi navedba:

  • DDV ni obračunan na podlagi 1. odstavka 94. člena Zakona o davku na dodano vrednost (nismo zavezanci za DDV)

ali

  • DDV ni obračunan na podlagi Zakona o davku na dodano vrednost (nismo zavezanci za DDV).

Vodenje poslovnih knjig

Zakon o gospodarskih družbah določa, da morajo vsi – družbe in podjetniki – voditi poslovne knjige ter jih enkrat letno zaključiti v skladu z zakonom in Slovenskimi računovodskimi standardi (2016) ali mednarodnimi standardi računovodskega poročanja. Podlaga za knjiženje poslovnih sprememb je knjigovodska listina, ki je tudi pisni dokaz o nastanku poslovnega dogodka.

Slovenska podjetja morajo po zakonu voditi knjigovodske evidence, ki jim omogočajo oblikovanje računovodskih poročil za statistične in davčne potrebe. Obvezni evidenci v malih podjetjih sta glavna knjiga in evidenca osnovnih sredstev (če podjetje posluje gotovinsko, pa tudi blagajniške evidence).

Vsa podjetja (tudi majhna) morajo voditi poslovne knjige po sistemu dvostavnega knjigovodstva in voditi temeljne poslovne knjige. Posebnost so samostojni podjetniki, ki lahko izberejo sistem enostavnega knjigovodstva ali se odločijo za uveljavljanje normiranih odhodkov.

Manjša podjetja se zaradi zmanjševanja stroškov pogosto odločajo, da računovodski servisi zanje opravljajo le knjigovodske dejavnosti, s čimer so zagotovljeni le podatki o preteklem poslovanju. Podjetje pa se mora za dobre poslovne odločitve usmeriti v prihodnost; poslovanje mora načrtovati, pri čemer so bistveni računovodski predračuni.

Katere dejavnosti se izvajajo v okviru računovodstva?

  • računovodsko poročanje,
  • računovodsko predračunavanje,
  • računovodsko obračunavanje,
  • računovodsko nadziranje,
  • računovodsko analiziranje,
  • knjigovodske listine,
  • poslovne knjige,
  • letno poročilo.

Način vodenja poslovnih knjig je odvisen od velikosti podjetja, opredeljujejo pa ga pravila v Slovenskih računovodskih standardih (2016).  Merila, s pomočjo katerih lahko razvrstimo podjetja po velikosti, so določena v Zakonu o gospodarskih družbah.

Merila za razvrščanje družb in podjetnikov po velikosti

Velikost podjetnika/družbe Število zaposlenih Čisti prihodki od prodaje (v evrih) Vrednost aktive (v evrih)
 mikro  manj kot 10  manj kot 0,70 mio  manj kot 0,35 mio
 majhna  manj kot 50  manj kot 8,00 mio  manj kot 4,00 mio
 srednja  manj kot 250  manj kot 40,00 mio  manj kot 20,00 mio
 velika  več kot 250  več kot 40,00 mio  več kot 20,00 mio

Vodenje poslovnih knjig za samostojne podjetnike

Kot samostojni podjetnik imate ob registraciji dejavnosti naslednje možnosti izbire:

  • voditi poslovne knjige po sistemu:
    • enostavnega knjigovodstva,
    • dvostavnega knjigovodstva,
  • imeti t.i. status »normiranca«; v tem primeru vam za ugotavljanje davčne osnove ni treba voditi poslovnih knjig, temveč le davčne evidence.
Enostavno knjigovodstvo

Poslovne knjige lahko vodite kot samostojni podjetnik po sistemu enostavnega knjigovodstva, če v zadnjem poslovnem letu niste prekoračili  vsaj dveh sledečih meril:

  • povprečno število delavcev ne presega tri,
  • letni prihodki so nižji od 50.000 EUR,
  • povprečna vrednost aktive ne presega 25.000 EUR.

Poslovne knjige po načelih enostavnega knjigovodstva so:

  • knjiga prihodkov in odhodkov z vključeno ali posebej vodeno evidenco terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev,
  • knjiga ostalih terjatev,
  • knjiga ostalih obveznosti in
  • register opredmetenih osnovnih sredstev.

Če prekoračite dve merili od naštetih, lahko vodite poslovne knjige le po sistemu dvostavnega knjigovodstva.

Po sistemu enostavnega knjigovodstva lahko vodite poslovne knjige tudi v primeru, če ste z opravljanjem dejavnosti šele začeli in v prvem letu ne zaposlujete povprečno več kot tri delavce.

Vodenje enostavnega knjigovodstva je cenejše, vendar je nepregledno in zato primerno samo za zelo enostavno poslovanje.

Dvostavno knjigovodstvo

Podatki se v dvostavnem knjigovodstvu praviloma urejajo dvojno - časovno in vsebinsko. Časovno se jih ureja v dnevniku, in sicer po vrstnem redu nastanka, vsebinsko pa v glavni in pomožnih knjigah.

Tudi v glavni knjigi se vsak dogodek prikaže na dveh mestih. Dvostavno knjigovodstvo je za večino poslovnih subjektov obvezen sistem vodenja poslovnih knjig, poleg tega je zaradi načina evidentiranja tudi najbolj pregleden.

Po sistemu dvostavnega knjigovodstva vodijo poslovne knjige vse gospodarske družbe, zavodi, društva in samostojni podjetniki, razen nekaterih izjem.

Status "normiranca"

Če se kot samostojni podjetnik odločite za status "normiranca", vam za ugotavljanje davčne osnove ni treba voditi poslovnih knjig, temveč le davčne evidence skladno s Pravilnikom o poslovnih knjigah in drugih davčnih evidencah za fizične osebe, ki opravljajo dejavnost.

Kaj pomeni status "normiranca"?

Davčna osnova od dohodka iz dejavnosti normiranca se ugotavlja na način, da se od ustvarjenih prihodkov odštejejo normirani odhodki. Od vključno 1. januarja 2018 dalje se tako od ustvarjenih prihodkov odšteje 80 % normiranih odhodkov, vendar ne več kot 40.000 evrov, ali 80.000 evrov, če je bila v davčnem letu, za katero se ugotavlja davčna osnova, pri zavezancu, v skladu z zakonom, ki ureja pokojninsko in invalidsko zavarovanje, obvezno zavarovana vsaj ena oseba za polni delovni čas neprekinjeno najmanj pet mesecev.

Na tak način lahko ugotavljate davčno osnovo le pod naslednjimi pogoji:

  • v davčnem letu pred tem davčnim letom vaši prihodki iz dejavnosti ne presegajo 50.000 evrov, ali
  • v davčnem letu pred tem davčnim letom vaši prihodki iz dejavnosti ne presegajo 100.000 evrov in je bila pri vas (velja tudi za vas samega) obvezno pokojninsko in invalidsko zavarovana vsaj ena oseba za poln delovni čas, neprekinjeno najmanj pet mesecev in
  • ste pri davčnem organu pravočasno opravili priglasitev.

Ugotavljanje davčne osnove z upoštevanjem normiranih odhodkov je primerno za tiste zavezance, ki imajo manj stroškov, kot znašajo normirani odhodki. VEČ+

Obvestilo o izbranem načinu vodenja poslovnih knjig

Če šele začenjate z opravljanjem dejavnosti, morate o izbranem načinu vodenja poslovnih knjig obvestiti pristojni davčni organ najpozneje v osmih dneh po začetku poslovanja. Prav tako morate davčni organ obveščati o spremembi načina vodenja poslovnih knjig med opravljanjem dejavnosti do najpozneje 31. decembra tekočega leta za naslednje davčno leto.

Med letom se izbrani sistem vodenja poslovnih knjig ne sme spremeniti.

Zadnja sprememba:
29. 11. 2021