Kadrovski vmesnik eHRS

S kadrovskim vmesnikom - eHRS lahko podjetja/poslovni subjekti (ODJEMALCI) prek programa, ki ga uporabljajo za urejanje in vodenje kadrovskih evidenc uredijo prijavo, odjavo ali spremembo v obvezna socialna zavarovanja (obrazce M-1, M-2, M-3) in sicer za zaposlene, družbenike, samostojne podjetnike in druge osebe.  

Preko kadrovskega vmesnika - eHRS je omogočeno tudi urejanje prijav v zavarovanje za primer poškodbe pri delu in poklicne bolezni (obrazec M12). 

Z uporabo vmesnika eHRS lahko vloge in prijave na Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije (ZZZS) urejate neposredno iz vašega kadrovskega/računovodskega programa. Na ta način vam omenjenih vlog ni potrebno več urejati preko portala SPOT.

1. Preverite ali je vaš program verificiran pri ZZZS

Program, ki ga uporabljate za vodenje kadrovskih evidenc oz. drug program mora pred uporabo kadrovskega vmesnika - eHRS opraviti testiranje in verifikacijo (potrditev) pri ZZZS.

Seznam trenutno verificiranih programov se nahaja tukaj.

2. Prijava in vpis odjemalca

Prijava potrdila se izvede na portalu SPOT v svojem uporabniškem profilu na spot.gov.si/mojspot.

• V levem meniju je viden sklop »Vmesniki«. V tem sklopu lahko uporabnik prijavi digitalno potrdilo za posamezen modul za željeni poslovni subjekt.
• Potrdilo prijavite na enega izmed treh možnih načinov ter vpišete druge zahtevane podatke.
• Vaše potrdilo se vpiše v sistem SPOT. Pred pričetkom uporabe pa je treba potrditi še s strani vašega zakonitega zastopnika ali pooblaščena za vmesnike. Vneseno potrdilo lahko potrdi tudi administrator sistema SPOT na Ministrstvu za digitalno preobrazbo.  

3. Aktivacija potrdila s strani pooblaščenca za vmesnike ali zakonitega zastopnika

Certifikat, ki ga poslovni subjekt prijavi za uporabo vmesnikov lahko v portalu SPOT potrdi tudi pooblaščenec za vmesnike ali zakoniti zastopnik. Po potrditvi certifikata se lahke začne z uporabo spletnih storitev vmesnikov SPOT.

Na portalu SPOT je omogočen uporabnik Pooblaščenec za vmesnike, na katerega zakoniti zastopnik poslovnega subjekta prenese pravice za namen urejanja in potrjevanje digitalnih potrdil (certifikatov) za uporabo spletnih vmesnikov, kar bo olajšalo in poenostavilo delo v naslednjih primerih:

• potek certifikata in prijava/potrditev novega,
• če se za uporabo vmesnika prijavi certifikat zaposlene osebe, pa ta oseba ni več zaposlena v podjetju,
• če je bila za uporabo vmesnika pooblaščena zunanja oseba (npr. računovodski servis), pa ta nima več pravne podlage za delo z vmesniki za vaše podjetje,
• prijava novega certifikata za uporabo vmesnika.

Pooblaščenec za vmesnike ima pravice za potrjevanje certifikatov in skrb za pregled nad seznamom vseh uporabnikov / certifikatov, ki so prijavljeni za uporabo  vmesnikov za  podjetje/poslovni subjekt.

Zakoniti zastopnik pooblaščenca za vmesnike pooblasti na podoben način, kot pooblašča uporabnike za izvedbo ostalih postopkov na portalu SPOT.

Več o pooblaščencu za vmesnike je opisano na tej spletni strani.

4. Potrditev oz. aktivacija certifikata s strani administratorja SPOT

Če pooblaščenca za vmesnike še nimate določenega in vam tudi zakoniti zastopnik ne more potrditi vpisanega potrdila, lahko prijavo odjemalca posredujete tudi na Ministrstvo za digitalno preobrazbo, da vam ga potrdi administrator sistema SPOT.

V tem primeru v procesu dodajanja potrdila generirajte PDF dokument, ki ga podpiše zakoniti zastopnik poslovnega subjekta, ter ga posredujete na Ministrstvo za digitalno preobrazbo.

Če bo preko kadrovskega vmesnika - eHRS za vaše podjetje vloge za urejanje socialnih zavarovanj (obrazci M-1, M-2, M-3) in urejanje prijav v zavarovanje M12 urejala druga pravna oseba (npr. računovodski servis), je potrebno urediti pooblastilo.

Izpolnjeno vlogo - Pooblastilo za procesna dejanja prek kadrovskega vmesnika (obrazec se nahaja v sklopu "POOBLASTILO - Kadrovski vmesnik" v desnem stolpcu) pošljete na vam najbližjo točko SPOT.  

Ministrstvo za digitalno preobrazbo, skrbnik sistema SPOT, ponuja poslovnim subjektom storitve HRS spletnega vmesnika SPOT brezplačno. Pogoj za povezavo in uporabo HRS spletnega vmesnika je, da ima podjetje informacijsko kadrovsko evidenco oz. sistem, katerega poveže s HRS spletnim vmesnikom SPOT.

Če podjetje nima lastnega programa za vodenje evidenc o zaposlenih, temveč ta program pridobi (kupi) od ponudnika tovrstnih storitev, je dogovor o nadgradnjah, in s tem povezanimi stroški, stvar uporabnika programa in ponudnika in ne več Ministrstva za digitalno preobrazbo.