Uvedba elektronskega vlaganja zahtevkov za refundacijo nadomestila plače s 1. 1. 2023

Koristne informacije za elektronsko urejanje zahtevkov za refundacijo nadomestila plače

S 1. 1. 2023 je v veljavo stopila novela Pravil obveznega zdravstvenega zavarovanja, na podlagi katere morajo biti vsi zahtevki za refundacijo nadomestil plač, ki jih vlagajo poslovni subjekti, vloženi elektronsko. Papirno vlaganje zahtevkov delodajalcev, ki so vpisani v PRS, se ukinja.

Zahtevke za refundacijo lahko urejate prek:

• portala SPOT – spot.gov.si
      ali
• programa za plače z implementiranim dostopom do Vmesnika eBOL in eNDM (vmesnik za prenos e-bolniških listov in oddaja zahtevkov za refundacijo nadomestila plače).

Podrobnejše informacije tukaj:

• Vlaganje zahtevkov za refundacije od 1.1.2023 samo še elektronsko

Ko bodo na ZZZS obdelali vse papirne zahtevke, vložene do 31. 12. 2022, bodo postopno opuščali tudi posredovanje pisnih obvestil v primeru, ko je bil priznan drugačen znesek refundacije, kot ga je zahteval delodajalec. Delodajalec lahko podrobnosti o vloženih zahtevkih in obračunih spremlja prek sistema SPOT.

Zahtevki bodo lahko v papirni obliki vloženi le v primeru, ko gre za: 

• delodajalce, ki so fizične osebe, torej ko gre za refundacijo za delavce z zavarovalno podlago 016 (zaposleni pri kmetih, gospodinjske pomočnice, osebni tajniki in podobno),
• za poslovni subjekt, ki je bil izbrisan iz PRS, na primer po prevzemu oziroma pripojitvi k drugemu poslovnemu subjektu,
• uveljavljanje refundacije nadomestil po 1. ali 2. odstavku 33. člena Zakona o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju.

V mesecu decembru so bile na e-postopku Nadomestilo plače – refundacija izvedene večje nadgradnje, s katerimi želimo izboljšati uporabo tega postopka. Dograditve omogočajo boljši pregled nad oddanimi zahtevki in možnost prenosa zahtevkov v preglednico.

Pregled in izpis posameznega zahtevka

Pri pregledu oddane vloge je bila dodana možnost prenosa podatkov zahtevka in vseh obračunov v preglednico, in sicer v formatu csv (comma separated values).

Ta novost vlagateljem elektronskih zahtevkov prek portala SPOT omogoča pregled in izpis zahtevka in obračunov v podobni obliki, kot so jo imeli papirni zahtevki za refundacije.

Prenos se prikaže na spodnjem delu ekrana, nato pa se odpre v orodju za preglednice (npr. v excelu), kjer prikazane podatke lahko oblikujete, shranite (npr. v formatu xlsx) in si jih izpišete.

Prikaz vseh zahtevkov v Pregledu zahtevkov za obdobje

Kadar uporabnik portala SPOT pri postopkih ZZZS izbere »Nadomestilo plače – refundacija« in ima izbrano določeno obdobje (omogočen je interval do enega leta), se na ekranu prikaže seznam zahtevkov za izbrano obdobje oddaje zahtevkov.

Datuma od–do določata obdobje oddaje zahtevkov za refundacijo. Po novem so v pregledu prikazani tudi zahtevki, ki so bili zavrnjeni s strani avtomatske kontrole na ZZZS (status 302) in zahtevki, ki so še neprevzeti v sistem na ZZZS (status 100). Zahtevki s statusom 100 in 302 imajo le SPOT številko, nimajo ZZZS številke zahtevka in nimajo modrega linka, prek katerega bi bilo mogoče vpogledati v obračune. Drugi zahtevki imajo aktivno povezavo na obračun.

Izvoz seznama zahtevkov v datoteko – preglednico

Na portalu SPOT je po novem na voljo tudi pomembna novost, ki bo v pomoč delodajalcem in računovodskim servisom pri pregledu vloženih zahtevkov za refundacije v določenem obdobju, priznane višine refundacije in zneskov nakazil ter pri spremljanju zapiranja terjatev do ZZZS.

Zahtevke izbranega obdobja je namreč po novem mogoče prek gumba »Prenos v preglednico (csv)« prenesti v obliki tabele in datoteko shraniti na svoj računalnik.

Delodajalcem po novem ne bo več treba na ZZZS pošiljati t.i. IOP obrazcev, saj je zdaj na portalu SPOT omogočeno, da na pregleden način sami izvozijo podatke o zahtevkih, oddanih v določenem obdobju, in tako sami preverijo, kateri zahtevki so bili obdelani, zavrnjeni in/ali plačani ter v kakšnih višinah.

Delodajalcem predlagamo, da občasno uporabijo izvoz v preglednico in sproti primerjajo skladnost knjigovodske evidence oziroma terjatev do ZZZS.

Pomembno za javni sektor

Preglednica je uporabna tudi za javni sektor oz. proračunske uporabnike, ki usklajujejo terjatve in obveznosti za premoženjsko bilanco ZZZS, zato je smiselno, da tisti, ki uporabljajo vmesnik eNDM, vsaj enemu sodelavcu, ki dela na plačah, uredijo pooblastila za portal SPOT za postopek »Nadomestilo plače - refundacija«.

Zdaj ni več potrebe, da računovodstva zaprosijo ZZZS za uskladitev podatkov. Tisti, ki bodo pooblaščeni za postopek »Nadomestila plač – refundacija« na portalu SPOT, lahko pripravijo takšno preglednico za uskladitev terjatev, saj so to podatki neposredno iz baze ZZZS in ZZZS drugačnih podatkov niti ne more upoštevati v premoženjski bilanci.

Podatki za premoženjsko bilanco za preteklo leto se na Zavodu zajamejo na dan 3. 2. tekočega leta (torej za 2022 bo to 3. 2. 2023).

Zato ZZZS predlaga, da subjekt javnega sektorja datoteko s preglednico za usklajevanje premoženjske bilance pripravi po vložitvi zadnjega zahtevka za plačo december preteklega leta (december 2022), vendar najkasneje do 3. 2., ko se tudi na ZZZS zajemajo podatki za premoženjsko bilanco.

Za zagotovitev realne primerjave izvožene podatke v preglednici filtrirate tako, da:

• izločite vse morebitne zahtevke, ki se nanašajo na zadržanosti iz tekoče lega (torej ko je mesec in leto nadomestila januar 2023),
• izločite vse plačane zahtevke do dne 31. 12. preteklega leta (2022),
• izločite vse zavrnjene zahtevke,
• od plačanih zahtevkov do vključno 3. 2. tekočega leta (2023) se upošteva za premoženjsko bilanco plačani znesek (ne zahtevani!),
• od neplačanih zahtevkov se upošteva znesek obračunanega nadomestila, kadar pa ni tega zneska, se upošteva »Znesek zahtevka zavezanca« (vendar brez zavrnjenih zahtevkov).

Na povezavi https://spot.gov.si/sl/teme/uporabniska-navodila-za-e-postopke-na-portalu-spot/ so objavljena navodila za urejanje elektronskih zahtevkov za refundacije, kjer so vključene tudi vse dopolnitve in spremembe na postopku »Nadomestilo plače – refundacija«, opisane v 3. točki.

Preverite tudi navodila za uporabo posebnega delovnega koledarja in rubrike »preostala delazmožnost«, saj je pri uporabnikih veliko nejasnosti glede tega.

Prav tako preglejte prikaz uporabe rubrike »predvideni datum izplačila« in nove funkcionalnosti v meniju na namizju, ki omogoča pregled vseh zahtevkov  »Nadomestila v pripravi«.