Zajemanje ali hranjenje gradiva v digitalni obliki

Za opravljanje dejavnosti se je treba predhodno registrirati in izbrati ustrezno statusno obliko.

Ponudnik storitev zajema, hrambe in spremljevalnih storitev mora izpolnjevati naslednje splošne pogoje: 

1. registriran mora biti pri pristojnem sodišču ali drugem organu;

2. zoper ponudnika ne sme biti uveden ali podan predlog za začetek postopka prisilne poravnave, stečajni ali likvidacijski postopek, drug postopek, katerega posledica ali namen je prenehanje ponudnikovega poslovanja; 

3. poslovanja ponudnika ne sme voditi izredna uprava oziroma ne sme biti uveden noben drug postopek, podoben navedenim postopkom, skladno s predpisi države, v kateri ima sedež; 

4. ekonomsko-finančno mora biti sposoben (nima tekočih dospelih neporavnanih obveznosti); 

5. ponudniku v zadnjih petih letih na katerikoli način ne sme biti dokazana huda strokovna napaka na področju, ki je povezano s storitvami zajema, hrambe in spremljevalnimi storitvami.

Dokazila

• Izpisek iz poslovnega registra (AJPES) pristojni organ ga pridobi po uradni dolžnosti

Pravne podlage

• Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA)
• Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva

Podrobneje

V okviru priprave in organizacije zajema in hrambe je potrebno:

• določiti obseg poslovanja, ki bo urejen z notranjimi pravili,
• popisati vrste in vire dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki,
• pripraviti oceno tveganj in ukrepe za njihovo upravljanje,
• izvesti oceno veljavnega informacijskega sistema in informacijske varnosti,
• določiti zahteve za zajem, hrambo in spremljevalne storitve (pravne, poslovne, tehnološke),
• pripraviti načrt za zajem, hrambo in spremljevalne storitve ter vzpostavitev oziroma prenovo informacijskega sistema.

Vse faze iz prejšnjega odstavka morajo biti ustrezno dokumentirane.

Način in obseg izvedbe posameznih faz priprave na zajem, hrambo in spremljevalne storitve sta opredeljena s pravilnikom, ki ureja enotne tehnološke zahteve. 

Pravne podlage

• Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA)
• Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva

Notranja pravila so pravila, ki jih kot svoj interni akt sprejme oseba glede izvajanja zajema in dolgoročne hrambe svojega dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki ter spremljevalnih storitev ali ponudnik storitev glede izvajanja zajema in dolgoročne hrambe oziroma spremljevalnih storitev.

Notranja pravila o hrambi dokumentarnega gradiva morajo vsebovati najmanj:

• določbe o notranji organizaciji, vlogah in pooblastilih ter številu, sestavi in usposobljenosti osebja;
• določbe o upravljanju dokumentarnega gradiva;
• določbe o infrastrukturi informacijskega sistema za hrambo, ki obsegajo osnovne tehnične in postopkovne lastnosti ter podatke o ravni varnosti in zanesljivosti infrastrukture;
• določbe o periodičnem spreminjanju in dopolnjevanju notranjih pravil ter njihovi veljavnosti.

Notranja pravila o hrambi arhivskega gradiva morajo poleg sestavin iz prejšnjega odstavka vsebovati še najmanj:

• dodatne določbe o osebju in informacijskem sistemu za hrambo arhivskega gradiva;
• dodatne določbe o zajemu in pretvorbi arhivskega gradiva;
• dodatne določbe o pretvorbi in dolgoročni hrambi arhivskega gradiva;
• določbe o zagotavljanju neprekinjenega poslovanja oziroma varstva arhivskega gradiva in njegovi izročitvi pristojnim arhivom;
• določbe o izročanju arhivskega gradiva in sodelovanju s pristojnim arhivom.

Če zahtevo za potrditev notranjih pravil ponudnik storitev zajema in hrambe gradiva vloži v elektronski obliki, mora biti pred tem registriran pri Arhivu Republike Slovenije in vpisan v register ponudnikov.

Zahteva za potrditev notranjih pravil se vloži pri Arhivu Republike Slovenije na predpisanem obrazcu zahteve za potrditev notranjih pravil osebno, po pošti ali elektronsko prek spletne aplikacije.

Zahteva za potrditev vzorčnih notranjih pravil se na podoben način vloži pri Arhivu Republike Slovenije na predpisanem obrazcu zahteve za potrditev vzorčnih notranjih pravil. K zahtevku je treba priložiti tudi vzorčna notranja pravila v elektronski obliki za dolgoročno hrambo.

Če Arhiv Republike Slovenije ugotovi, da so predložena notranja pravila v skladu s predpisi in enotnimi tehnološkimi zahtevami, predložena notranja pravila potrdi in jih vpiše v register potrjenih notranjih pravil.

Ko Arhiv Republike Slovenije ugotovi, da zahteva za potrditev vzorčnih notranjih pravil vsebuje vse predpisane sestavine v celoti in da so predložena vzorčna notranja pravila v skladu z zakonom, to uredbo in enotnimi tehnološkimi zahtevami, predložena vzorčna notranja pravila potrdi in jih vpiše v register potrjenih notranjih pravil ter tudi javno objavi celotno vsebino pravil.

Kot prilogo vlogi je treba v elektronski obliki priložiti vso dokumentacijo, na katero se v vlogi sklicuje. Posamezni dokumenti, ki se prilagajo, naj vsebujejo tudi podatke o datumu odobritve, odobritelju in verziji. V polju sklic ob navedbi dokumenta je treba podrobneje opredeliti, kje v dokumentu se nahaja besedilo, za katerega velja, da predstavlja ustrezen odgovor na izbrano zahtevo. Navedba naj bo vsaj na stran natančna, pri tem pa se lahko navede poglavje, številka člena oziroma stran.

Podrobneje

Strokovni arhivski delavec je zaposlen pri ponudniku storitev zajema, hrambe in spremljevalnih storitev, ki mora zaposlovati najmanj tri osebe z najmanj srednješolsko izobrazbo s področja tehniške, organizacijske, informacijske oziroma sorodne naravoslovne smeri. Opravljen morajo imeti preizkus strokovne usposobljenosti.

Podrobneje

Ponudnik storitev zajema, hrambe in spremljevalnih storitev mora zaposlovati osebo, ki ima izobrazbo s pravnega področja, pridobljeno po študijskem programu druge stopnje, oziroma izobrazbo, ki ustreza ravni izobrazbe, pridobljene po študijskih programih druge stopnje, v skladu z zakonom, ki ureja slovensko ogrodje klasifikacij (8. raven), ali imeti sklenjeno ustrezno svetovalno pogodbo z njo.

Pravne podlage

• Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA)
• Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva
• Pravilnik o strokovni usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom

Ponudniki storitev zajema in hrambe dokumentarnega gradiva v digitalni obliki in ponudniki spremljevalnih storitev morajo za varstvo arhivskega gradiva v digitalni obliki uporabljati le pri državnem arhivu certificirano opremo in storitve.

Certifikacija je postopek, s katerim Arhiv Republike Slovenije prizna skladnost ponujene opreme ali storitev elektronske hrambe z veljavnimi predpisi. Certifikacija opreme oziroma storitev ponudnikom omogoča poslovanje z javnim sektorjem, hkrati pa njihovim uporabnikom zagotavlja večjo varnost pri uporabi opreme in storitev.

Storitve hrambe arhivskega gradiva v digitalni obliki in spremljevalne storitve v zvezi s storitvami hrambe arhivskega gradiva v digitalni obliki za javnopravne osebe in arhive lahko opravlja samo ponudnik s pri državnem arhivu certificirano storitvijo.

Državni arhiv s ponudnikom sklene pogodbo o izvajanju certifikacije, s katero uredi odnos med državnim arhivom in ponudnikom v skladu s splošnimi pogoji za izvajanje certifikacije, ki jih določi državni arhiv.

Državni arhiv v postopku certifikacije preveri skladnost opreme in storitev zajema, hrambe in spremljevalnih storitev z zakonskimi zahtevami ter v primeru, da to skladnost ugotovi, certificira ponudnikovo opremo ali storitev in jo vpiše v register certificirane opreme in storitev.

Zahtevo lahko oddajo le ponudniki, ki so že vpisani v register ponudnikov opreme in storitev.

Zahteva za certifikacijo strojne in programske opreme, storitev zajema in hrambe v gradiva v elektronski in spremljevalnih storitev se vloži pri Arhivu Republike Slovenije na predpisanem obrazcu zahteve za certifikacijo opreme in storitev za digitalno hrambo osebno, po pošti ali elektronsko prek spletne aplikacije.

V zahtevi mora ponudnik predložiti naslednje podatke:

• naziv ali osebno ime vlagatelja zahteve,
• sedež oziroma naslov stalnega prebivališča vlagatelja,
• matično številko,
• poštni naslov,
• elektronski naslov,
• spletni naslov (če obstaja),
• telefonsko številko,
• telefaks,
• podatke o vrsti opreme ali storitev,
• naziv storitve/opreme kot je vpisan v register ponudnikov opreme in storitev,
• opis opreme ali storitve,
• izpolnjeno zadnjo različico Enotne tehnološke zahteve ver. 2.1 za preverjanje skladnosti opreme ali storitev z zakonskimi predpisi, ki je objavljena na spletni strani Arhiva RS.

Višine nadomestila za certifikacijo so naslednje:

a) Nadomestilo za certifikacijo je strošek Arhiva Republike

Slovenije za vodenje postopka certificiranja in je različno glede na vrsto

opreme oziroma storitev:

• certifikacija posamezne serije ali enote strojne opreme: 300 evrov;
• certifikacija infrastrukturne programske opreme: 500 evrov;
• certifikacija aplikativne programske opreme, ki zagotavlja samo določeno funkcionalnost varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki: 500 evrov;
• certifikacija aplikativne programske opreme, ki zagotavlja celovit sklop funkcionalnosti varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki: 2.000 evrov;
• certifikacija storitve za zajem in hrambe: 2.000 evrov;
• certifikacija spremljevalne storitve: 500 evrov.

b) Stroški postopka so stroški, ki nastanejo Arhivu Republike Slovenije ali njegovemu pooblaščenemu zunanjemu svetovalcu med postopkom ali zaradi postopka certifikacije, in gredo v breme ponudnika. Stroški postopka se izračunajo pri vsakem postopku certifikacije posebej. Opredelijo se v pogodbi, ki se za namen certifikacijskega postopka sklene med Arhivom Republike Slovenije ali njegovim pooblaščenim zunanjim svetovalcem med postopkom ali zaradi postopka certifikacije, in gredo v breme ponudnika.

Kot prilogo vlogi je treba v elektronski obliki priložiti vso dokumentacijo, na katero se v vlogi sklicuje.

Posamezni dokumenti, ki se prilagajo, naj vsebujejo tudi podatke o datumu odobritve, odobritelju in verziji. V polju sklic ob navedbi dokumenta je treba podrobneje opredeliti, kje v dokumentu se nahaja besedilo, za katerega velja, da predstavlja ustrezen odgovor na izbrano zahtevo. Navedba naj bo vsaj na stran natančna, pri tem pa se lahko navede poglavje, številka člena oziroma stran. 

Podrobneje

Ponudnik storitev mora podatke varovati kot dober strokovnjak in jih fizično in elektronsko varovati. Ponudnikovi prostori in infrastruktura morajo biti ustrezno elektronsko in fizično varovani pred nepooblaščenimi vdori.

Ponudnik storitev mora zagotavljati ustrezno fizično varovanje svoje strojne opreme in nadzor nad fizičnim dostopom do svojega informacijskega sistema za hrambo. Ponudnikova informacijsko-komunikacijska infrastruktura, ki je povezana v drugo informacijsko-telekomunikacijsko omrežje, mora biti varovana z zanesljivimi varnostnimi mehanizmi, ki preprečujejo nedovoljene dostope prek tega omrežja in omejujejo dostop le po protokolih, nujno potrebnih za hrambo podatkov, vsi drugi protokoli pa morajo biti onemogočeni.

Informacijski sistem ponudnika za hrambo mora biti sestavljen zgolj iz strojne in programske opreme, ki je potrebna za hrambo, mora imeti vgrajene zadostne varnostne mehanizme, ki preprečujejo, da ga zaposleni ne morejo zlorabiti, in omogočajo jasno ločitev nalog na področja.

Podatki ponudnika, ki vplivajo na zanesljivost in varnost delovanja ponudnika, ne smejo zapustiti sistema na nenadzorovani način, ki lahko ogrozi delovanje.

Ponudnik storitev mora opravljati redne varnostne preglede svoje infrastrukture vsak delovni dan.

Z občutljivimi elementi ponudnikovega informacijskega sistema za hrambo morata upravljati vsaj dva ponudnikova zaposlena hkrati.

Ponudnik mora - poleg na glavni lokaciji - zagotoviti tudi varno shranjevanje najmanj dveh kopij podatkov na dveh geografsko oddaljenih lokacijah tako, da se prepreči izguba podatkov ali da bi jih uporabile nepooblaščene osebe.

Osebe, ki so pri ponudniku redno zaposlene, poleg svojega dela ne smejo opravljati enakih oziroma podobnih del, kot jih opravljajo na svojem delovnem mestu, pri drugih osebah, če te niso kapitalsko povezane osebe s ponudnikom ali če tako opravljanje del ni izrecno pogodbeno dogovorjeno med ponudnikom in drugo osebo, ali opravljati del, ki so nezdružljiva z njihovimi nalogami in odgovornostmi pri ponudniku.

Oseba, ki je pri ponudniku redno zaposlena, pa sme vseeno opravljati samostojno znanstveno in pedagoško delo, delo v kulturnih, umetniških, športnih, humanitarnih in drugih podobnih društvih in organizacijah ter delo na publicističnem področju.

Ponudnik mora sestaviti poseben zapisnik o vseh začetnih avtorizacijah in vseh postopkih, uporabljenih pri vzpostavitvi svojega informacijskega sistema za hrambo.

Ponudnik mora voditi eno ali več ločenih evidenc v pisni obliki, kamor morajo biti vpisani vsi podatki, predpisani s to uredbo, in drugi podatki o postopkih in posegih v infrastrukturo, ki vplivajo na zanesljivost delovanja ponudnika.

Pravne podlage

• Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA)
• Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva